Sammenlign ERP-tilbud rigtigt - det billigste kan blive dyrest
Man kan ikke sammenligne to ERP-priser, før man har undersøgt, om leverandørerne har prissat den samme løsning, det samme ansvar og den samme risiko.
Når en virksomhed indhenter tilbud på et nyt ERP-system, bliver priserne ofte placeret ved siden af hinanden i et regneark. Herefter opstår det tilsyneladende enkle spørgsmål:
💡 Hvilken leverandør er billigst? Og kan ERP-tilbud overhovedet sammenlignes?
Men spørgsmålet giver kun mening, hvis leverandørerne har prissat den samme løsning, den samme leverance, det samme ansvar og den samme risiko.
Det har de sjældent.
Et ERP-tilbud kan på mange måder sammenlignes med en forsikring. To forsikringer kan have samme navn, men forskellig dækning, selvrisiko og undtagelser. Den billigste forsikring er kun den bedste, hvis den også dækker, når skaden sker.
På samme måde er det billigste ERP-tilbud kun billigst, hvis det faktisk omfatter det, virksomheden får brug for.
Standardiserede ERP-løsninger er fremtiden
Standardiserede ERP-løsninger er uden tvivl fremtiden. De giver virksomheder adgang til løbende opdateringer, ny funktionalitet, bedre sikkerhed og et stort økosystem af apps, brancheløsninger og integrationsmuligheder.
Microsoft Dynamics 365 Business Central er et godt eksempel på en moderne standardplatform, der kan anvendes af mange forskellige typer virksomheder.
Men standardsoftware er ikke det samme som en færdig standardløsning.
Business Central kan være selve platformen, men virksomhedens samlede ERP-løsning skal stadig sammensættes korrekt. Det skal blandt andet afklares, hvordan løsningen skal understøtte:
- Finans og økonomistyring
- Salg og indkøb
- Lager og logistik
- Produktion og planlægning
- Projektstyring
- Rapportering og Business Intelligence
- Integrationer til andre systemer
- Dokumenthåndtering
- E-handel, WMS, EDI og andre specialområder
- Sikkerhed, compliance og databeskyttelse
Det kræver et grundigt forarbejde at vurdere, hvilke behov der kan dækkes af standardfunktionalitet, hvor virksomheden bør tilpasse sine arbejdsgange, og hvor der er et reelt behov for apps, integrationer eller særlige løsninger.
💡 Standardsoftware er ikke en færdig løsning. Det er byggeklodserne til den løsning, virksomheden har brug for.
Når leverandøren ikke kender alle fakta
En leverandør kan kun prissætte det, som leverandøren kender og forstår.
Hvis virksomhedens processer, behov og forventninger ikke er tilstrækkeligt beskrevet, bliver de manglende oplysninger erstattet af leverandørens egne:
- Forudsætninger
- Erfaringer
- Standardmetoder
- Branchekendskab
- Risikovurderinger
- Fortolkninger af virksomhedens behov
Den ene leverandør regner måske forsigtigt og medtager en økonomisk reserve til usikkerheder. En anden afgiver et optimistisk estimat for at komme ind ad døren. En tredje forudsætter, at virksomheden kan anvende Business Central næsten uden tilpasninger.
Alle tre tilbud kan være udarbejdet professionelt. Men de kan være baseret på tre forskellige opfattelser af projektet.
Det gør dem vanskelige at sammenligne.
Udbud eller blot indhentning af tilbud?
Ved et egentligt udbud modtager leverandørerne det samme udbuds materiale. Materialet beskriver virksomhedens behov, processer, integrationer, datamigrering, rapportering, leverancer, ansvarsfordeling og kommercielle betingelser.
Leverandørerne bliver samtidig bedt om at besvare de samme spørgsmål og tydeligt beskrive deres:
- Løsningsforslag
- Projektmodel og metode
- Pris og betalingsmodel
- Forudsætninger
- Afgrænsninger
- Forbehold
- Kundens forventede ressourceforbrug
- Tidsplan og bemanding
- Risici og afhængigheder
Det giver et langt bedre grundlag for at sammenligne løsninger, priser og risici.
Mange SMV-virksomheder gennemfører imidlertid ikke et egentligt udbud. De inviterer måske to eller tre leverandører til nogle møder og beder dem efterfølgende om at afgive et tilbud.
Leverandørerne får dermed ikke nødvendigvis de samme oplysninger. De stiller ikke de samme spørgsmål, og de kan have meget forskellige opfattelser af virksomhedens behov.
Resultatet bliver tilbud, som umiddelbart ligner hinanden, men som i praksis kan indeholde vidt forskellige leverancer.
Den ene leverandør har måske inkluderet projektledelse, datamigrering, test og undervisning. En anden har placeret de samme aktiviteter som kundens ansvar eller som efterfølgende tillægsydelser.
Hvis leverandørerne ikke har fået det samme grundlag, har virksomheden heller ikke modtaget sammenlignelige tilbud.
Et udbud behøver ikke være tungt
Et udbud forbindes ofte med store offentlige udbud, omfattende kravspecifikationer og juridisk komplekse processer.
Sådan behøver det ikke at være.
En SMV kan gennemføre en enkel og struktureret tilbudsproces uden at udarbejde flere hundrede sider. Det afgørende er, at leverandørerne får det samme grundlag og bliver bedt om at besvare de samme væsentlige spørgsmål.
Et fælles tilbudsgrundlag bør som minimum beskrive:
- Virksomhedens mål med ERP-projektet
- Centrale forretningsprocesser og særlige behov
- Forventninger til brugen af standardfunktionalitet
- Nødvendige apps og brancheløsninger
- Integrationer til andre systemer
- Omfang og kvalitet af eksisterende data
- Krav til rapportering
- Ansvar for datamigrering, test og uddannelse
- Forventet tidsplan og projektorganisation
- Kundens interne ressourcer
- Krav til dokumentation
- Prisstruktur og løbende omkostninger
- Leverandørens forudsætninger og forbehold
Formålet er ikke nødvendigvis at få leverandørerne til at foreslå præcis den samme løsning. Forskellene mellem leverandørernes anbefalinger kan være værdifulde.
Men forskellene skal være synlige og forståelige.
Compliance og sikkerhed skal med fra starten
Et ERP-system indeholder nogle af virksomhedens mest forretningskritiske og følsomme oplysninger. Derfor bør tilbuds- eller udbudsmaterialet også indeholde krav til compliance, informationssikkerhed og databeskyttelse.
Det kan blandt andet omfatte:
- GDPR og håndtering af personoplysninger
- Brugerroller og adgangsstyring
- Funktionsadskillelse
- Logning og revisionsspor
- Sikkerhed i integrationer
- Backup og genetablering
- Beredskab og driftskontinuitet
- Opbevaring og sletning af data
- Geografisk placering af data
- Brug af underleverandører
- Dokumentation til revision og myndigheder
- Branchespecifikke krav og certificeringer
Kravene varierer fra virksomhed til virksomhed. En handelsvirksomhed, en produktionsvirksomhed og en virksomhed inden for en reguleret branche har ikke nødvendigvis de samme behov.
Hvis kravene ikke er beskrevet, vil leverandørerne basere deres tilbud på egne standardopsætninger og antagelser.
Den ene leverandør kan have inkluderet en grundig rolle- og rettighedsmodel, dokumentation og sikkerhedstest. En anden har måske alene medregnet en almindelig teknisk brugeropsætning.
Priserne dækker dermed ikke det samme sikkerheds- og dokumentations niveau.
💡
Hvis kravene til sikkerhed og compliance ikke fremgår af udbudsmaterialet, kan de heller ikke forventes at være indeholdt i prisen.
Hvad dækker projektprisen?
Når projektpriser skal sammenlignes, er det ikke tilstrækkeligt at se på beløbet nederst i tilbuddet.
Det bør undersøges, om prisen omfatter:
- Analyse og procesafklaring
- Løsningsdesign
- Opsætning af Business Central
- Apps og tredjepartsløsninger
- Integrationer
- Udvikling og tilpasninger
- Datakonvertering og datamigrering
- Test og fejlrettelser
- Projekt- og testledelse
- Uddannelse
- Dokumentation
- Go-live og opstartssupport
- Change management og organisatorisk forankring
- Sikkerheds- og compliancedokumentation
- Licenser, abonnementer og løbende drift
Det skal også fremgå, hvilke aktiviteter kunden selv forventes at gennemføre.
Et tilbud på 1,5 mio. kr., hvor kunden selv har ansvaret for data, test, procesbeskrivelser, uddannelse og projektledelse, kan ikke umiddelbart sammenlignes med et tilbud på 2 mio. kr., hvor leverandøren har inkluderet disse aktiviteter.
Den samlede pris for virksomheden kan ende med at være den samme – eller den tilsyneladende billige løsning kan blive dyrere.
Hvilken aftaleform skal virksomheden vælge?
Der findes ikke en aftaleform, som er rigtig til alle ERP-projekter. Valget bør afhænge af projektets modenhed, kompleksitet og usikkerhed
I mange ERP-projekter vil en faseopdelt model være den mest realistiske.
Første fase kan være en foranalyse, hvor virksomheden og eventuelt en uafhængig rådgiver afdækker:
- Forretningsprocesser
- Krav og prioriteringer
- Integrationer
- Datakvalitet og migrering
- Sikkerhed og compliance
- Organisation og ressourcer
- Risici og afhængigheder
- Forventninger til standardfunktionalitet
På baggrund af dette kan leverandørerne udarbejde et mere kvalificeret løsningsdesign, estimat eller fastpristilbud.
Implementeringen kan derefter opdeles i faser med klare leverancer, beslutningspunkter og økonomiske rammer.
Det betyder ikke nødvendigvis, at virksomheden kender hele slutprisen fra første dag. Til gengæld bliver økonomien baseret på større viden og færre antagelser.
En tidlig fastpris kan give en oplevelse af sikkerhed. En faseopdelt aftale kan give reel styring af usikkerheden.
Min anbefaling
Virksomheder bør ikke vælge ERP-leverandør alene ud fra den laveste projektpris.
Tilbuddene bør vurderes på:
- Hvor godt leverandøren har forstået virksomheden
- Om den foreslåede løsning dækker de vigtigste behov
- Hvordan standardfunktionalitet, apps og integrationer kombineres
- Hvad der konkret er inkluderet og ikke inkluderet
- Hvilke forudsætninger prisen bygger på
- Hvordan ansvar og risiko er fordelt
- Hvilke interne ressourcer virksomheden skal stille til rådighed
- Hvordan sikkerhed, compliance og databeskyttelse håndteres
- De samlede omkostninger til implementering, drift og videreudvikling
- Leverandørens kompetencer, metode og relevante erfaring
Den laveste pris kan sagtens være den rigtige pris. Men det kan først vurderes, når virksomheden ved, hvad den køber – og hvad den ikke køber.
💡
Man kan ikke sammenligne to ERP-priser, før man har undersøgt, om leverandørerne har prissat den samme løsning, det samme ansvar og den samme risiko.
Skal jeg hjælpe med at skabe overblikket?
Som uafhængig rådgiver hjælper jeg SMV-virksomheder med at forberede ERP-projekter, udarbejde et fælles tilbudsgrundlag og vurdere leverandørernes tilbud – uden binding til bestemte leverandører eller løsninger.
En struktureret tilbudsproces koster typisk en brøkdel af det, et fejlvalgt ERP-projekt ender med at koste.
Se mine ydelser og priseksempler, eller kontakt mig for en uforpligtende samtale.